5 conseils pour organiser un événement virtuel pour vos employés

Publié le : 17 novembre 20225 mins de lecture

Pour ceux qui n’ont pas encore d’expérience de travail à distance ou de travail à domicile, cela peut être un défi au début. Cependant, malgré la distance sociale, il est préférable de maintenir un contact régulier avec ses collègues via des outils virtuels. Dans cet article, nous avons résumé quelques conseils et vous montrons comment organiser des événements virtuels en tant qu’employeur et les mener à bien sans problème.

1) Familiarisez-vous avec le programme

Une vidéoconférence n’est pas comparable à une réunion ou à un événement en face à face. Essayez de vous familiariser avec la technologie le plus tôt possible ; apprenez à démarrer une session, à inviter des participants, à mettre votre micro en sourdine, à allumer et éteindre la caméra, à utiliser la fonction de chat et à mettre fin à l’appel. Par mesure de précaution, lisez la page de dépannage afin de pouvoir réagir correctement en cas de problème technique.

2) Aidez les participants à s’installer.

Envoyez un e-mail aux participants avec des instructions détaillées sur l’installation et le démarrage de l’événement virtuel et demandez-leur de tester le système avant de commencer. Ajoutez des pièces jointes ou des liens pour télécharger le système et rejoindre la réunion.

En outre, il est conseillé de créer un événement de calendrier et des rappels pour rappeler l’événement aux participants.

3) Simplifiez le processus

Partez du principe que vos employés les moins technophiles participeront à l’événement et simplifiez donc le processus autant que possible. Si vous disposez des ressources nécessaires, créez un petit groupe de travail pour aider les participants à résoudre les problèmes sur l’ordinateur, par téléphone ou par chat, ou s’ils ont des difficultés à se connecter au système. Une autre solution consiste à contacter la plate-forme d’hébergement et à demander un représentant du service clientèle qui sera disponible lors de la première session pour assurer le bon déroulement des opérations.

Si les utilisateurs rencontrent des problèmes de connexion ou si la prise casque ne fonctionne pas, proposez une option de connexion par ligne commutée.

4) Commencez par une véritable interaction en face à face.

Que vous organisiez une réunion de service, un happy hour virtuel ou un cours collectif de yoga, prenez 5 à 10 minutes au début de chaque session pour que les participants puissent communiquer entre eux. Il est important que votre équipe puisse nouer des contacts afin de créer un sentiment de communauté et de connexion, même lorsque vous travaillez à domicile. Parler avec des collègues peut donner un sentiment de sécurité lors de l’adaptation à une nouvelle forme de travail. C’est une manière efficace d’aider vos collègues à réduire leur stress, ce qui a un effet positif sur leur réceptivité et leur sens du devoir.

5) Surmontez l’inconfort initial

Il suffit de quelques millisecondes pour déstabiliser la plupart des gens lorsqu’il y a un trou dans la conversation – mais ne vous laissez pas décourager par de brèves interruptions. La vidéoconférence provoque de légers retards dans les schémas de conversation normaux, ce qui peut donner à l’orateur un sentiment de désintérêt de la part de son auditoire. Passez outre les erreurs pendant que tout le monde s’habitue au système.

Les orateurs doivent sourire et regarder la caméra, comme s’ils essayaient d’établir un contact visuel avec leur interlocuteur. Certains préfèrent désactiver la vue de la caméra afin de ne pas être distraits par l’affichage.

Si vous parvenez à surmonter l’inconfort initial de vous présenter devant votre ordinateur ou votre téléphone, vous découvrirez les nombreux avantages des événements virtuels. Ils connectent les gens de manière plus personnelle que le courrier électronique ou le téléphone et permettent à chacun d’accéder au matériel, quel que soit son emplacement. C’est beaucoup plus attrayant qu’une simple présentation et c’est un atout précieux pour rester en contact.

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